לעצמאים, לכבוד יום העצמאות: 5 טיפים לתכנון וניהול תקציב בעסק הקטן

cup-of-coffee-1280537_1920יש לי רואה חשבון שמטפל בכל הדברים האלו", זו התשובה שאני מקבלת מבעלי עסקים קטנים רבים כשאני שואלת אותם לגבי ניהול פיננסי בעסק שלהם. ההתנהלות מול רשויות המס היא חשובה, אבל ניהול פיננסי  של העסק הוא הרבה מעבר לכך.  הוא כולל ניהול תזרים מזומנים וגם ניהול תקציב – ניהול הכספים בעסק על פי נושאים וסדרי עדיפויות. תקציב הוא כלי ניהולי שמטרתו תכנון ומעקב על הוצאות והכנסות העסק בתקופה מוגדרת, בדרך כלל שנה. התקציב הוא למעשה התוכנית העסקית המבוטאת בערכים כספיים, והוא יכלול את התחזית שלנו להכנסות לעומת ההוצאות הצפויות, ומכאן נבין מהם הרווחים הצפויים.

אז איך מכינים ומנהלים תקציב של עסק? הנה 5 טיפים שיעזרו לכם.

קודם כל עושים שיעורי בית – הכינו נתונים והגדירו מטרות ויעדים. השיגו את דו"ח רווח והפסד של השנה האחרונה. הכינו נתונים לגבי הכנסות והוצאות צפויות – למשל חוזים שנחתמו עם לקוחות, הצעות מחיר שקיבלתם מספקים, טבלאות מעקב על תקבולים באקסל, פנקסי חשבוניות וכל נתון רלבנטי אחר. שאלו את עצמכם: מהו הרווח נטו שתרצו מהעסק שלכם במשך שנה? מהן העלויות הנדרשות על מנת להגיע לרווח הזה ומהן ההכנסות ממכירות הנדרשות כדי לתמוך גם ברווח וגם בעלויות?

חשבו את ההכנסות הצפויות לשנה הקרובה ברמה חודשית. התבוננו בהכנסות של השנה שחלפה, נתחו אותן, ונסו לצפות קדימה. האם היה גידול בהכנסות מהשנה שקדמה לה ובאיזה אחוז? האם אתם צופים שהוא ימשיך? איזה חלק מההכנסות הוא קבוע ואיזה חלק משתנה? האם תרצו להגדיל את ההכנסות הקבועות? ואולי אתם מתכננים לפנות לקהל יעד חדש? בידקו אם ישנם סוגי לקוחות או מוצרים שמהווים את החלק העיקרי בהכנסות. האם יש עונתיות בהכנסות?  למשל בסטודיו לחוגי יצירה לילדים, ישנן הכנסות קבועות מחוגים במהלך 10 חודשי לימודים ובחודשי הקיץ יש קייטנות יצירה, וההכנסות שונות בכל תקופה.

חשבו את ההוצאות הצפויות לשנה הקרובה ברמה חודשית. היעזרו בנתונים הכספיים של השנה החולפת. מיינו את ההוצאות: פרסום ושיווק, משכורות, שכ"ד, ציוד משרדי, תחבורה, תקשורת (אינטרנט, סלולרי), שירותים מקצועיים (עו"ד, רו"ח וכו'), מיחשוב וכד'. שימו לב אלו הוצאות קבועות ואלו משתנות.

הוצאות קבועות אלו הוצאות שאינן תלויות בהכנסה, גם אם לא יהיו הכנסות עדיין תצטרכו לשלם אותן. אם למשל שכ"ד החודשי הוא 3,500 שקלים, הרי שכל שנה תוציאו 42,000 שקלים ללא תלות בהכנסות.

הוצאות משתנות אלו הוצאות הקשורות באופן ישיר למכירות, ולעיתים אף מבוטאות כאחוזים מהמכירות. לדוגמא: רכישת מלאי. בעלת חנות נעליים רכשה 2,500 זוגות נעליים ב-350,000 שקלים ומכרה אותן ב-500,000 שקלים. כלומר עלות רכישת המלאי היא כ-70% מעלות המכירות  (350,000/500,000). אם היא מעריכה שבשנה הבאה היא תמכור ב-600,000 שקל, הרי שעליה לתקצב 70% מ-600,000 שקל, כלומר 420,000 שקל עבור רכישות מלאי.

בידקו את היחס בין ההוצאות הקבועות למשתנות. ככל שנתח ההוצאות הקבועות הינו גדול יותר, הגמישות בניהול ההוצאות יורדת, וההכנסה הנדרשת על מנת שהעסק יהיה רווחי היא גבוהה יותר.

כעת הגדירו את התקציב השנתי ברמה חודשית. תקציב שנתי מכינים לקראת שנה אזרחית חדשה שמתחילה בינואר. פרטו את ההכנסות וההוצאות ברמת סעיפים לאורך תקופה של שנה בפרישה חודשית. מומלץ להוסיף סעיף הוצאות בלת"מ (בלתי מתוכננות), כאשר כלל האצבע הוא 10% מההוצאות. נסו לבדוק לפחות שני תרחישים וכיצד הם משפיעים על הרווחיות: תרחיש פסימי בו ההכנסות קטנות מהצפוי ותרחיש אופטימי בו ההכנסות גדולות מהצפוי.

נהלו את התקציב שלכם! ערכו מעקב על ההוצאות וההכנסות שלכם מדי חודש על מנת לוודא שאתם עומדים בתוכנית שהגדרתם, ואם יש שינויים בצעו את ההתאמות הנדרשות. למשל אם כתוצאה מפעילות שיווקית מוצלחת שמחתם לגלות שזרם הלקוחות גדל ואתם שוכרים עובדים חדשים, הרי שיש גידול בהכנסות אבל גם גידול בהוצאות הקבועות. אם גיליתם שחרגתם בסעיף אחד נסו לראות איך אתם יכולים לצמצם את ההוצאה בסעיף אחר.

לסיכום, תקציב הוא כלי ניהול פיננסי יעיל שמשלב תכנון ומעקב של הקצאת הכספים בעסק שלכם על פי סדרי העדיפויות שלכם על פני ציר הזמן. התקציב נותן לכם תמונה על ההתנהלות הפיננסית בעסק כמו תזרים מזומנים אבל עם מימד נוסף של פירוט סוגי ההכנסות וההוצאות המאפשר לנו ניהול מדוייק יותר של העסק מבחינה כספית.

ממליצה לקרוא גם את הפוסטים המיוחדים לעצמאיים לכבוד יום העצמאות:
מפרידים רשויות – חשבון בנק נפרד לבית וגם לעסק / איה תמרי
ניהול ספקים כמו גדולים – גם בעסק קטן / דבי קצב
הגדלת הכנסה בעסק – למה, כמה ואיך? / ענת צלניקר

 לאתר של רותי: קליק, קליק

פורסם בקטגוריה כללי. אפשר להגיע לכאן עם קישור ישיר.

תגובה אחת על לעצמאים, לכבוד יום העצמאות: 5 טיפים לתכנון וניהול תקציב בעסק הקטן

  1. פינגבאק: הפרדת חשבונות העסק והבית לצורך שיפור הניהול של העסק

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. (*) שדות חובה מסומנים

תגי HTML מותרים: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>